Effizient, papierlos, digital

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Sie entspricht damit den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei.

Die elektronische Rechnung ist Grundlage für ein neues Meldesystem, mit dem die Transparenz und Geschwindigkeit in der Umsatzsteuer-Abrechnung erhöht sowie Umsatzsteuerbetrug verringert werden soll. Mit der Einführung setzt Deutschland Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU um.

Die E-Rechnung ermöglicht eine effiziente, papierlose Abwicklung von Rechnungsprozessen, die nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch zur Umweltfreundlichkeit beiträgt. Mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die den europäischen Normen entsprechen, können Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch erstellen, versenden, empfangen und weiterverarbeiten. Dies fördert die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungswesens und trägt zu einer schnelleren Verarbeitung und einem reduzierten Verwaltungsaufwand bei.

Die Unternehmen benötigen eine Software, die das neue Rechnungsformat verarbeiten und revisionssicher speichern kann.

Die verwendete Software sollte grundsätzlich die Anforderungen an die Richtlinie EN 16931 und die Datenschutzgrundverordnung erfüllen. Von Vorteil ist zudem eine Schnittstelle zum Steuerberater, damit ein durchgängiger digitaler Prozess gewährleistet werden kann. Weiterhin ist es wichtig, dass die Daten bevorzugt in Deutschland oder alternativ in der EU gespeichert werden.

Die Einführung ab dem 1. Januar 2025 betrifft zunächst den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in Unternehmen. Parallel ist es in den nächsten zwei Jahren weiterhin möglich, Papierrechnungen oder elektronische Rechnungsformate wie beispielsweise PDF zu versenden, wenn der Empfänger diesem Verfahren zustimmt. Ab 1. Januar 2027 tritt dann die Pflicht E-Rechnungen auch zu versenden für Unternehmen in Kraft, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro haben, Unternehmen die darunter liegen dürfen weiterhin in anderen Formaten versenden. Ab 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.